Obtenir une aide ne met pas l’argent dans votre compte le lendemain. Les versements arrivent selon un calendrier et des conditions, alors que les factures, elles, se paient à leur échéance. Une bonne gestion de trésorerie évite que le projet s’arrête faute de liquidités.
Comprendre le calendrier des versements
Les modalités varient. Dans le Programme d’ententes en patrimoine du ministère de la Culture et des Communications, pour une entente de trois ans, le calendrier publié prévoit jusqu’à 40 % de l’aide après la signature de la lettre d’annonce, jusqu’à 30 % après l’acceptation de la reddition de comptes annuelle de l’an 1, jusqu’à 15 % après celle de l’an 2, puis le solde après la reddition de comptes finale.
Le Programme d’amélioration et de construction d’infrastructures municipales (PRACIM) fonctionne autrement : le bénéficiaire fournit chaque année une attestation des dépenses réalisées, l’aide versée ne peut jamais dépasser 90 % de l’aide maximale, et le solde suit la réclamation finale, à présenter au plus tard trois mois après la date de fin des travaux prévue à la convention.
Dresser un tableau de flux de trésorerie
Faites un tableau mois par mois. D’un côté, les sorties : factures, salaires, acomptes aux fournisseurs. De l’autre, les entrées : versements de l’aide, mise de fonds, revenus. Le solde cumulé montre en quels mois l’argent viendra à manquer, et de combien.
Combler l’écart
- Négociez avec les fournisseurs un échéancier de paiement ou des acomptes plus petits.
- Étalez les achats et les travaux selon les versements prévus, quand le projet le permet.
- Utilisez une marge de crédit, si votre situation le permet.
- Demandez à votre institution financière un financement relais : la Banque de développement du Canada (BDC) le décrit comme un financement temporaire qui aide à couvrir les coûts en attendant un capital permanent. Présentez-lui la convention ou la lettre d’octroi.
- Gardez la mise de fonds dans un compte distinct, pour qu’elle serve vraiment au projet.
Ne pas retarder le versement suivant
Chaque tranche dépend souvent d’un rapport accepté ou d’une attestation de dépenses. Un rapport en retard ou incomplet repousse le versement suivant. Préparez vos rapports au fil du projet, comme l’explique l’article Après l’octroi : respecter les conditions de votre financement.
Les dépenses qui ne seront pas remboursées
Une dépense admissible n’est pas toujours remboursée à 100 % : l’aide couvre un pourcentage, et le reste est à votre charge. Les coûts non admissibles et les dépassements ne sont pas remboursés du tout. Votre tableau de trésorerie doit les inclure, sans quoi il sera trop optimiste.