Deux projets identiques peuvent recevoir des montants très différents selon la façon dont leurs dépenses sont classées. Avant de bâtir votre budget, rangez chaque dépense dans l’un de trois groupes : acceptée, plafonnée ou refusée.
Les dépenses acceptées
Ce sont les coûts que le programme finance, et la liste varie beaucoup d’un programme à l’autre. Le Programme d’appui au développement des attraits touristiques (PADAT) accepte par exemple les honoraires de professionnels reconnus pour la conception ou l’ingénierie, les salaires des employés permanents de l’organisation liés au projet et, dans une limite de deux ans, les frais d’élaboration du projet même s’ils sont antérieurs au dépôt. Le volet 1 du programme ESSOR accepte pour sa part les honoraires de firmes de consultants externes.
Les dépenses plafonnées
Certaines dépenses sont acceptées jusqu’à une limite : un pourcentage du total, un montant maximal ou une proportion par catégorie. Dans le Programme d’immobilisation en entrepreneuriat collectif (PIEC), par exemple, l’achat et l’installation d’équipements amovibles amortissables sont limités à 40 % des dépenses admissibles du projet.
Dépasser un plafond peut coûter bien plus que l’excédent. Le PIEC prévoit aussi que, si la somme des coûts d’infrastructures connexes, d’aménagements extérieurs et d’équipements amovibles dépasse 50 % des dépenses totales, le projet n’est pas admissible au programme.
Les dépenses refusées
Les exclusions méritent une lecture attentive. Le PADAT exclut notamment la partie remboursable de la taxe de vente du Québec et de la taxe sur les produits et services, les frais d’entretien et d’exploitation usuels, les frais de financement, les frais de déplacement ainsi que les coûts de promotion et de commercialisation.
Dans le Programme d’amélioration et de construction d’infrastructures municipales (PRACIM), la municipalité s’engage même, par résolution, à assumer tous les coûts non admissibles associés à son projet, y compris tout dépassement de coûts.
La date à partir de laquelle une dépense compte
C’est le piège le plus coûteux. Dans le PADAT, les projets déjà réalisés ou en cours de réalisation avant la date de dépôt ne sont pas admissibles, et les coûts des engagements contractuels pris avant le dépôt sont exclus. Un contrat signé trop tôt peut donc suffire à écarter la dépense.
Dans le volet 1 du programme ESSOR, les dépenses sont admissibles à partir de la date de l’accusé de réception de la demande. Dans le PRACIM, le demandeur ne doit pas octroyer de contrats de construction avant la lettre de promesse, et les travaux ne peuvent en aucun cas commencer avant sa signature.
Classer chaque ligne du budget
Bâtissez un tableau à quatre colonnes : la dépense, son montant, sa catégorie (acceptée, plafonnée ou refusée) et la pièce qui la prouve (soumission, contrat, facture). Il servira de base au budget que vous déposerez, puis au suivi après l’octroi. Voyez aussi Bâtir un budget de projet qu’on peut vérifier.