Pour une municipalité, le calendrier d’un programme dépend d’un conseil qui siège à date fixe et d’estimations qui prennent du temps à obtenir. Préparer le dossier avant l’annonce d’un appel évite bien des courses contre la montre.
La résolution du conseil : souvent exigée
Certains programmes exigent une résolution du conseil municipal avec la demande. Le guide du Programme d’amélioration et de construction d’infrastructures municipales (PRACIM) rend obligatoires trois documents : un formulaire de renseignements complémentaires, des photographies qui illustrent la problématique et l’état physique du bâtiment, et la résolution du conseil municipal autorisant le dépôt de la demande. Il précise qu’une demande incomplète est jugée non recevable.
Dans le Programme d’aide à la relance de l’industrie touristique (PARIT), la résolution est obligatoire pour les entités municipales et pour les communautés ou nations autochtones seulement. Elle doit confirmer une mise de fonds minimale de 20 % du coût du projet (10 % pour une communauté ou une nation autochtone) et la prise en charge des coûts d’exploitation pendant au moins cinq ans.
Les engagements financiers de la municipalité
Le modèle de résolution du PRACIM prévoit que la municipalité assume tous les coûts non admissibles associés à son projet, y compris tout dépassement de coûts. Elle assume aussi sa part des coûts admissibles et les coûts d’entretien et de fonctionnement du bâtiment.
Avant de présenter la résolution au conseil, assurez-vous que la capacité de payer est réelle : prévisions budgétaires, source du financement de la part municipale et plan pour les dépassements. Le guide rappelle d’ailleurs qu’une lettre d’approbation d’un règlement d’emprunt n’est pas une lettre de promesse d’aide financière.
Ne rien lancer avant la promesse
Dans le PRACIM, le demandeur ne doit pas octroyer de contrats de construction pour son projet, et les travaux ne peuvent en aucun cas commencer avant la signature de la lettre de promesse. Il doit aussi obtenir l’aval du ministère qui administre le programme avant de publier l’appel d’offres.
Ce qu’on peut préparer à l’avance
Le guide du PRACIM énumère aussi des documents facultatifs qui peuvent appuyer une demande. Ils donnent une bonne idée de ce qui se prépare avant l’annonce :
- Une preuve de propriété et des vues préliminaires du projet.
- Des études et le rapport d’un professionnel sur l’état du bâtiment.
- Des prévisions budgétaires et un échéancier.
- Une entente intermunicipale, si le projet est partagé.
- Un avis de non-conformité, s’il y en a un.
Caler les séances du conseil sur la date limite
Dès qu’un appel est annoncé, comptez les séances du conseil qui précèdent la date limite. Prévoyez la résolution à l’ordre du jour de l’avant-dernière séance utile, pour garder une séance de réserve. L’article Appel de projets ou dépôt en continu : planifier selon le programme explique pourquoi cette marge compte.