Un évaluateur juge d’abord un budget sur sa cohérence : chaque chiffre doit s’expliquer, et le total doit s’équilibrer avec les sources de financement. Plus tard, un vérificateur comparera ces chiffres aux factures. Voici comment bâtir un budget que l’un et l’autre peuvent suivre sans deviner.
Deux tableaux, un même total
Un budget complet comprend un tableau des dépenses et un tableau des sources de financement. Les deux totaux doivent être identiques. Si vos dépenses s’élèvent à 250 000 $, l’aide demandée, votre mise de fonds et les autres aides doivent totaliser exactement 250 000 $.
Appuyer chaque poste sur une pièce
Associez à chaque dépense une preuve de son montant : soumission, devis, offre de service, contrat d’achat, grille de salaires. Certains programmes exigent ces pièces selon le type de projet. Le Programme d’appui au développement des attraits touristiques (PADAT) demande ainsi, pour les projets d’équipements et d’immobilisations, un contrat d’achat ou des soumissions. D’autres, comme le Programme d’aide à la relance de l’industrie touristique (PARIT), rangent les soumissions parmi les documents qui peuvent bonifier la demande.
Dans les deux cas, des pièces solides rendent votre budget plus crédible. Pour une municipalité, les règles d’octroi de contrats s’ajoutent : dans le Programme d’amélioration et de construction d’infrastructures municipales (PRACIM), le demandeur doit obtenir l’aval du ministère qui administre le programme avant de publier l’appel d’offres.
Prouver les sources de financement
Annoncer une mise de fonds ne suffit pas : les programmes demandent des preuves, et leur niveau d’exigence varie. Le PARIT demande des preuves de mise de fonds et de prêt portant date et signature. Il n’accepte pas les lettres d’intérêt qui disent seulement que l’établissement financier évaluera le projet, mais il accepte une lettre d’intention dans laquelle l’établissement s’engage à faire une offre de financement conditionnelle.
Le Programme d’immobilisation en entrepreneuriat collectif (PIEC), lui, demande de confirmer 100 % du financement prévu, avec au minimum une lettre d’intérêt pour chaque source. Lisez donc la définition de la preuve acceptée par chaque programme : une lettre qui suffit à l’un peut être refusée par l’autre.
Prévoir les dépassements
Les dépassements de coûts sont souvent à la charge du demandeur. Dans le PRACIM, la municipalité s’engage par résolution à assumer les coûts non admissibles de son projet, y compris tout dépassement. Prévoyez donc une marge dans votre plan de financement, et vérifiez si le programme accepte une provision pour imprévus parmi les dépenses admissibles.
Classer les pièces dès maintenant
Rangez les soumissions, les contrats et les preuves de financement dans un dossier organisé par poste, avec le même numéro de ligne que votre tableau. Ce classement servira plus tard pour les versements et les rapports : l’article Après l’octroi : respecter les conditions de votre financement explique pourquoi.