Une réponse positive n’est pas la fin du travail. L’aide accordée s’accompagne de conditions, et les ignorer peut retarder des versements ou, dans les cas graves, mener à un remboursement.
Lire la convention au complet
Avant de signer, lisez la convention ou la lettre d’octroi : montant, dépenses admissibles, échéancier, calendrier des versements, rapports exigés et conditions de remboursement. Reportez les dates et les obligations dans votre calendrier dès le premier jour.
Conserver les preuves
Gardez les factures, les preuves de paiement, les feuilles de temps et les contrats liés au projet, classés par poste du budget. On vous les demandera pour les versements, pour les rapports et, au besoin, lors d’une vérification.
Rapporter à temps
Les rapports d’étape et le rapport final suivent des dates précises. Préparez-les au fil du projet plutôt qu’à la dernière minute : les résultats se documentent bien mieux au moment où ils se produisent.
Signaler les changements
Si le projet change (échéancier, budget, partenaires, activités), informez l’organisme avant d’agir et obtenez son accord par écrit. Une modification non autorisée peut rendre des dépenses inadmissibles.
Reconnaître le soutien reçu
Plusieurs programmes exigent de mentionner leur contribution : logo, mention dans les communications, remerciements publics. Vérifiez ces exigences et prévoyez-les dans vos outils de communication.